Barend Frans, operationeel specialist C bij het Team Digitale Opsporing van de eenheid Amsterdam, volgt dit jaar het pilot-leerprogramma Digitale Transformatie & Leiderschap (DTL). Zijn drijfveer is om burgers digitaal weerbaarder te maken. We volgen hem in zijn leerreis. In deze eerste aflevering: hoe hij de route verlegde van een platform naar een politiezuil.
Even kennismaken
Al sinds 1997 is digitalisering onderdeel van zijn werk. Op dit moment houdt Barend Frans (1967) zich binnen de eenheid Amsterdam bezig met publiek-private samenwerking (pps) binnen digitale opsporing en bestrijding van cybercrime. 'Ik wil Nederland digitaal veiliger maken en burgers weerbaarder.'
Vanuit die drijfveer zette hij al in 2008 de website internetsporen.nl op. Burgers die slachtoffer zijn geworden van cybercrime, kunnen hier informatie vinden over hoe ze sporen veilig kunnen stellen, zodat de politie aanknopingspunten heeft voor het vinden van de dader. 'Ik ben jaren bezig geweest om die website onder politie.nl te krijgen en nu gaat dat dit jaar eindelijk gebeuren.'
Barends motief voor deelname DTL
Kort samengevat: de boel in beweging krijgen. 'In onze organisatie hebben "ouddenkers" toch nog de overhand. Nog steeds denken de meeste mensen: ik doe het al jaren zo, dus waarom moet het anders? Onze organisatie ziet altijd veel beren op de weg, ik ben meer van de uitdaging en gewoon uitproberen en doen. Digitaal kunnen we zoveel meer doen en betekenen. Ik hoop dat ik straks collega's die het nog niet zien of niet vooruit willen, mee kan nemen in een digitale transformatie. Daarnaast vind ik dit leerprogramma een snoepreisje, omdat we met collega's uit verschillende eenheden en functies bij elkaar zitten. Dat verbreedt je blik.'
13/14 februari: de reis begint
In zijn notitieboekje heeft Barend een uitspraak van cursusleider Marco Derksen opgeschreven: 'Het gaat om digitalisering 3.0.' Oftewel: je moet niet simpelweg offline werken inruilen voor online (dat is digitalisering 1.0 of 2.0), maar op een andere manier gaan werken: digitale transformatie.
Op de tweede dag kiest hij zijn reisgenoten voor de groepsopdracht: Bart Kauerz en Roel Jacobs. Ze vinden elkaar in eenzelfde gedachte: iets blijvends neerzetten. 'Veel producten die in de eerste pilot zijn ontwikkeld, zijn nauwelijks verspreid in de organisatie. Dat is zonde.' Mede daarom willen ze een innovatieplatform opzetten, waar iedereen (digitale) innovaties kan droppen en kan zoeken of er al iets is.' Werktitel: 'O, was dat er al?'
Februari-maart: verkenning van het terrein
Lichtelijk ironisch is het wel. Kies je als werktitel 'O, was dat er al?' en dan blijkt je gedroomde product er dus al te zijn. Dat ontdekken Barend en zijn groepsgenoten tijdens hun eerste verkenning van het terrein. Ze bekijken documenten en spreken of mailen iedereen die binnen de politie iets met innovatie te maken heeft: waar is behoefte aan en wat gebeurt er allemaal al. En zo komen ze er dus achter dat een groep collega's al vergevorderde plannen heeft voor 'hun' innovatieplatform. Ze laten zich niet uit het veld slaan. 'Misschien kunnen we met hen meeliften.' Ze bedenken een niche binnen dat platform: het centraal verzamelen van adviesstukken over digitale transformatie. 'Want daar wordt weinig mee gedaan, sterker nog, ze worden vaak opnieuw gedaan.' Maar eerst moeten ze nog uitzoeken of er al een go voor dat platform is. Begin april hopen ze de mensen te spreken die daarover beslissen.
Maart-april: virtuele contacten
De lockdown doorkruist hun planning en ook de bijeenkomsten. De derde sessie verloopt helemaal via video conferencing. 'Daar werd ik niet vrolijk van. Na twee dagen Zoomen dacht ik: wat heb ik nou eigenlijk gedaan? Ik miste het een-op-een contact, het sparren bij de koffie of even samen brainstormen.'
Gelukkig maakt daarna het leerprogramma zelf ook een digitale transformatie door. De tweedaagse bijeenkomsten worden ingewisseld voor korte webinars. Een echte opsteker vond hij die over design thinking. 'Toen ik teamcoördinator was, liep ik er al tegenaan dat wij als leidinggevenden te vaak bepalen wat goed is voor mensen. Ik zei: nee, je moet meedenken met je mensen op de werkvloer. Daarom loop ik nu nog steeds geregeld een dag mee met blauw, om te zien wat zij meemaken. Wij denken ook dat iedere politieambtenaar heel digitaal bewust is, nou, dat is echt niet het geval. Dan kun je heel verongelijkt zijn, maar op straat spelen heel veel digitale dingen niet en hebben mensen niet eens de tijd om daar aan te denken. Dat was ook de les van design thinking: denk meer vanuit de gebruiker.'
April-juni: op zoek naar een alternatief reisdoel
Ook de contacten met zijn reisgenoten Bart en Roel verlopen noodgedwongen vooral per mail, app, Zoom en Teams. Inmiddels is duidelijk dat het innovatieplatform een gepasseerd station is. 'De plannen bleken al zo ver gevorderd dat daaraan meewerken voor ons geen toegevoegde waarde meer had.'
Dus andermaal hebben ze de koers verlegd en dit keer drastisch: ze gaan een politiezuil ontwikkelen waarmee burgers digitaal aangifte kunnen doen. 'Bij Roels werk waren ze al aan het denken over zo'n zuil. Wij gaan dat uitwerken en de zuil bovendien uitbreiden met informatie over cybercrime door mijn website internetsporen.nl erin op te nemen.'
Voordat deze overgaat naar politie.nl wordt alle bestaande content gecontroleerd en geüpdatet. Daarvoor is Barend een samenwerking aangegaan met ROC Friesche Poort en de Noordelijke Hogeschool Leeuwarden en met beveiligingsbedrijf Qbit. Studenten spitten met mensen van de politie en Qubit tijdens een hackathon alle content door en actualiseren deze waar nodig. 'We zouden die hackathon al voor de zomer hebben gedaan, maar door corona is dat uitgesteld naar begin oktober.' De studenten houden gedurende het jaar bij of er aanvullingen zijn en of er nieuwe veelgebruikte apps komen die gevoelig zijn voor bijvoorbeeld oplichting.
25 juni: de presentatie
'Once upon business as usual was good enough. Not anymore.' Met een kort filmpje trappen ze de presentatie van hun politiezuil af. In acht talen en gebarentaal kunnen klanten straks in politiebureaus zelfstandig het eerste deel van hun aangifte doen: het verstrekken van personalia en andere praktische gegevens. Ze sommen op wat de voordelen zijn: voor klanten snellere aangifte en digitale bewustwording en voor de politie zelf minder saai werk. Een soortgelijke zuil leidde bij McDonalds tot meer omzet én meer klanttevredenheid.
Naast vragen om nadere toelichting ('kan zo'n zuil op meer plekken komen?') komen er ook kritische reacties. Hoezo is dit digitale transformatie? Wat heeft dit met leiderschap te maken? En: what's new? Dit kan toch allang op politie.nl?
Er komen ook tips. Gerard Kuijlaars meldt dat ze in Shanghai ook met deze zuilen werken. 'Daar staat die altijd in een politieomgeving. Zou het ook werken als die zuil bij AH staat? Daar moeten jullie op puzzelen. In Shanghai ging het gesprek steeds meer over bemiddeling. Dat is echt een interessante casus voor jullie om te bekijken.' Peter van der Noort waarschuwt voor taalgebruik in de communicatie: 'Jullie hebben het over klanten in plaats van burgers, let daar op. En kijk goed naar wat zij van onze dienstverlening verwachten. Als je wilt dat dit een blijvertje wordt, til het dan verder dan sec dienstverlening.'
26 juni: the day after
Barend kijkt met gemengde gevoelens terug. 'Natuurlijk verwacht ik dat mensen kritisch kijken naar ideeën. Maar vooral die opmerking over politie.nl was een dompertje voor ons. Aan de andere kant: in de chat waren heel veel positieve berichten, zoals "jammer dat ik niet in deze groep zit, want dit is heel erg gaaf".'
Hij legt graag nog even uit wat het verschil is met politie.nl. De zuil combineert digitale aangifte met live contact. 'De meeste mensen willen hun verhaal vertellen, maar een standaard aangifte begint met 'wat is uw naam etc'. Het duurt zeker tien minuten alvorens ze hun verhaal kwijt kunnen. Straks kunnen ze op die zuil zelf die eerste stap online doen, simpelweg door bijvoorbeeld hun rijbewijs te scannen. En als het heel druk is en ze moeten wachten, kunnen ze op die zuil informatie vinden.'
Hij is er vast van overtuigd dat het tot een andere manier van werken leidt. 'Ons idee is ook om de zuil op andere plekken neer te zetten, bijvoorbeeld bij evenementen en op het station. En je kunt ze ook neerzetten op plekken waar politiebureaus gaan sluiten. Dus je gaat anders nadenken over de inzet van personeel en dienstverlening aan burgers.'
De tips zullen ze ter harte nemen en verder is het motto vooral: gewoon doen en uitproberen. Met goede afspraken over een deadline, dat wel. 'In onze organisatie blijven we vaak te lang proberen. Er wordt geen grens gesteld: tot hier gaan we door en als we geen of te weinig resultaat hebben, stoppen we. We hebben zo ontzettend veel proeftuinen bij de politie. Dan denk ik weer aan die module over design thinking: formuleer heldere verwachtingen en stel een termijn voor je go/no go.'
Station aan de horizon: Arnhem-Noord
Eind september hopen ze een eerste prototype van de politiezuil te kunnen showen aan de andere deelnemers. Studenten van Hogeschool Windesheim hebben dan voor hen de zuil ontworpen, doen de besturing en printen 'm in 3D. 'En dan moet ie in productie genomen worden.' Het eerste proefstation is ook al bekend: de zuil wordt een half jaar uitgeprobeerd in Arnhem-Noord. 'Het vierde kwartaal 2020 moet hij zeker draaien.'
